Wer kennt die folgende Situation nicht? Es gibt einen dringenden Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern. Alle freuen sich wenn ein geeigneter Kandidat gefunden ist. Bis dahin ist alles gut. Nun wendet sich aber oft das Blatt: es kommt der erste Tag des neuen Kollegen im Unternehmen und niemand hat Zeit für ihn! Hier erfahrt ihr, wie wir eine erfolgreiche Einarbeitung gestalten – auch in Zeiten von remote Arbeit.
Der Hintergrund
Einarbeitung ist nicht einfach, kostet Kraft und Zeit und ist zunächst eine Mehrarbeit für die vorhandenen Mitarbeiter. Diese sind meist stark mit Arbeit ausgelastet und im Tagesgeschäft involviert (genau deshalb wird ja Zuwachs gebraucht). Daher sind sie natürlich nicht immer erfreut noch zusätzlich jemanden Neues einzuarbeiten.
Also passiert Einarbeitung oft auf Zuruf und wenig geplant. „Lieber Neuer, lies dir das mal durch, schaue mal dem über die Schulter, komm mal mit in dieses Meeting“. Die Neuen fühlen sich, obwohl dringend gebraucht, oft nicht willkommen und eher nutzlos. Die Einarbeitungszeit zieht sich hin wie Kaugummi. Das kostet das Unternehmen Zeit und Geld und ist frustrierend für alle Seiten. Nicht selten verlassen geeignete neue Mitarbeiter das Unternehmen wieder, da sie durch die mangelde Einarbeitung nicht Fuss fassen können. Denn die Neuen wünschen sich natürlich schnell ins Unternehmen reinzuwachsen und ihrerseits gute Arbeit zu leisten.
Wie kommt man aus so einer Situation heraus?
Fakt ist: Einarbeitung kostet Zeit und Mühe. Und ist erst einmal ein Invest – für alle. Aber besser ist es allemal, sich anfangs viel Zeit zu nehmen und später dann große Effekte daraus zu ziehen. Aus meiner Erfahrung heraus hat es sich bewährt, die Einarbeitungszeit gut vorzubereiten. Einen Ansprechpartner zu benennen, der sich um die Neuen kümmert. Darüber nachdenken, was braucht ein neuer Mitarbeiter bei uns für Wissen, um schnell effektiv mitarbeiten zu können? Diese Themen werden dann in verdaubare Häppchen zerteilt und Pläne für die Einarbeitungszeit aufgestellt. Es kann anfangs z.B. Woche für Woche geplant werden, später können die Intervalle ruhig länger werden. Sinnvoll ist ein guter Mix aus unterschiedlichen Konstellationen: Die Neuen bekommen kleinere Aufgaben zum Ausprobieren, hospitieren bei erfahrenen Kollegen oder bilden mit diesen Tandems für gemeinsame Aufgabenstellungen. Zeit für das Einlesen in neue Themengebiete, Reflexion des Gelernten und Feedback zur Einarbeitung darf dabei nicht vergessen werden.
Irgendwann geht dann die Einarbeitung in produktives Arbeiten über und der neue Mitarbeiter übernimmt eigene Aufgaben selbstverantwortlich. Und alle sind froh, dass sie sich Zeit genommen haben, der Kollege so gut ins Team passt und einen Mehrwert schafft.
P.S: Besonders für die remote Einarbeitung sind Struktur und feste Termine ganz wichtig. Ansonsten kommt ein neuer Kollege nicht ins Team rein. Denn niemand möchte Kollegen gerne belasten, nerven etc., also wird sich ein neuer Kollege anfangs eher zurück nehmen und warten, als eigenständig Termine mit den Kollegen einzustellen. Das lässt sich auch im Büroalltag beobachten, der Effekt tritt remote aber verstärkt auf. Die Kollegen sehen sich nicht jeden Tag im Büro, sondern jeder sitzt alleine im Homeoffice. Hier gilt es, sich vorab die Termine für die ersten Wochen zu überlegen und diese in den Kalender einzustellen.