Offsite mit Champagner und blauen Elefanten

„…und am Mittwoch fahr ich dann mit meiner Arbeit bis Freitag auf ein Offsite. Wir sind auf einem alten Gutshaus direkt an einem See, ca. 1,5 Stunden vor Hamburg, mitten in der Natur…“ – „Häh? Off-was?! Was macht ihr?!“

Spätestens als ich erklären musste, was ein Offsite ist, wurde mir bewusst, dass der seit über einem Jahrzehnt fest in meiner Arbeitskultur etablierte Begriff scheinbar für viele gar nicht so selbsterklärend und geläufig ist. Mir wurde schlagartig bewusst, dass meine eben gewählte Beschreibung für Nichtkenner eher nach einem Erholungsurlaub klingen mag.

Was genau ein Offsite ist, lässt sich googeln und in epischer Breite methodisch von allerlei Seiten aus beleuchten und unterschiedlich definieren – wir bei der intersoft AG würden sagen: das Thema lässt sich durch verschiedene Brillen betrachten. Ich blicke in diesem Blogbeitrag durch eine Offsite-Teilnehmer-Brille und möchte von meinen Erfahrungen berichten, um anhand der Praxis „Offsites“ nahbar zu machen und so den Wert für Mitarbeiter:innen und Unternehmen zu vermitteln.

Bei der intersoft AG verfolgen wir ein offenes und freies Miteinander. Alle Mitarbeiter:innen können über hierarchische Grenzen hinweg neue Ideen einbringen und das Unternehmen mitgestalten. Eine große Stärke dieses freien Führungsstils ist es, Dinge nicht bis ins Kleinste zu definieren. Frei nach dem Motto „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“. Es ergibt sich, dass es bei intersoft neben arbeitsrechtlichen Definitionen und einzuhaltenden Rahmenbedingungen (örtl. Grenze maximal innerhalb der EU, zeitliche Grenze … usw.) eigentlich kaum Rahmenbedingungen oder Definitionen gibt, was ein Offsite ist und was es zu erfüllen hat.

„Offsite“ ist für uns praktisch erst mal lediglich das, was das Wort sprachtechnisch beinhaltet: OFF (= abseits) SITE (= Gelände)

Es geht uns also darum, den Arbeitsraum physisch/lokal von der gewohnten Arbeitsumgebung (Office, Homeoffice …) zu lösen. Ohne in (mir fachfremde) Forschungsbereiche abzudriften, liegt die Vermutung nah, dass mit der Wahl des Arbeitsortes psychologische Effekte verknüpft sind, die einen Einfluss auf die individuelle Arbeitsweise und -Leistung eines Jeden haben.

Eine implizite Abgrenzung, die wir vermutlich bei der intersoft AG alle im Kopf haben, ist ergänzend die Abgrenzung zu unserer Mobile Work Benefit, als auch zu unseren Workations (bei Gina und Rico erfahrt ihr dazu mehr). Ein Offsite streckt sich für uns ganz selbstverständlich über einen Zeitraum von Tagen und nicht wie Workations, die außerhalb Deutschlands, aber innerhalb der EU stattfinden über (bis zu 12) Wochen.

Zudem ist ein Offsite eine Gruppenveranstaltung. Anders als die flexible Ortswahl beim Mobilen Arbeiten innerhalb Deutschlands, die jeder bei der intersoft AG innerhalb beliebig langer Zeiträume auch ausüben kann. Homeoffice war gestern 😉

Somit ergeben sich einige klare definitorische Eckdaten, bei deren Zutreffen wir von einem Offsite sprechen:

• Teilnehmer – alle Mitglieder eines Teams, einer Arbeits- oder Projektgruppe
• Ort – außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung (bspw. abgelegenes Seminar-Hotel auf einem Landgut)
• Zeitraum – ein bis mehrere Tage (meist 1-3 Tage)
• Thema – von Teambuilding über Roadmap-Planung bis hin zu konkreter operativer Arbeit … der Rahmen ist hier recht frei – solange das Thema einen Bezug zum Arbeitsbereich der Gruppe/Mitarbeiter:innen hat und einen Mehrwert für das Produkt, Team, Unternehmen o. Ä. liefert.

Alles andere ist unserer innovativen intersoft-Fantasie überlassen.

Es war von Anfang an klar, dass unser Head of alle Beteiligten bei der Planung und Organisation einbindet. Es gilt also: gemeinsam diskutieren und entscheiden, wo wir hinwollen, wann das Offsite stattfindet, welche Eckdaten uns bei der Verpflegung wichtig sind usw.

So entstanden Vorschläge, das Offsite terminlich und örtlich an die Sardinien-Workation eines Kollegen zu binden – also ihn für drei Tage auf Sardinien quasi zu besuchen. Auch Kreta und die Workation einer zweiten Kollegin standen im Raum oder bspw. die Idee, unsere Verpflegung selbst zu übernehmen – „jeder hat mal Koch- und Küchendienst“.

Vorschläge kamen auf und wurden wieder verworfen.

Kräftig unterstützt wurde unser kreativer Geist dabei von unseren lieben Kolleg:innen aus der People & Administration, die das Ganze am Ende buchten und einen super Input geliefert haben, welche Möglichkeiten überhaupt zur Verfügung standen.

Ihr seht – Selbstorganisation führt zwar dazu, dass wir als Gruppenmitglieder ein stärkeres Involvement haben und unsere Bedürfnisse mehr Berücksichtigung finden. Es birgt aber auch eine gewisse Herausforderung, methodisch eine Entscheidung zu fällen. Wir sind bei der intersoft AG allerdings davon überzeugt, dass es zur Selbstorganisation nur selten eine sinnvolle Alternative gibt.

Im Ergebnis haben wir uns dann gemeinsam auf folgendes geeinigt:

Wann? … nach Workations, vor Urlauben, vor dem intersoft Sommerfest und Fortbildung einzelner Gruppen-Mitglieder … viele Teilnehmer:innen, viele Belange, wenig freie Termine – somit blieb uns nach viel hin nur ein einziges Zeitfenster im Juni, das allen gut passte.

Die Wahl fiel auf das Gut Settin am See – ein liebevoll restauriertes Gutshaus, direkt an einem wunderschönen See, mitten in der Natur gelegen. „Die Alleinnutzung des Gutshauses mit 10 Doppelzimmern bietet Ihrem Team den nötigen Freiraum, große Ideen neu zu denken, zu entwickeln und völlig ungestört zu arbeiten. Sie allein bestimmen den Ablauf Ihrer Tagung, Ihres Meetings, Ihres Offsites, Ihres Retreats oder Ihrer „Workation“.“ – diese Beschreibung passt perfekt zu unseren Erwartungen an die Location eines Offsites. Mittlerweile haben dort nun schon mehrere Offsites der intersoft AG stattgefunden.

Bei der Verpflegung hatten wir dieses Mal in der Gruppe eine besonders interessante Idee. Klassischerweise kenne ich es so, dass bei beruflichen Reisen die Verpflegung „gastronomisch professionell“ durch Catering, Buffet, Restaurant oder Ähnliches bereitgestellt wird. Es kam jedoch die Idee auf, dass wir uns in der Gruppe auch selbst versorgen könnten. Nach ein bis zwei Orga-Meetings hatten wir diese Idee jedoch schnell verworfen, da zum einen der damit verbundene Aufwand zu groß erschien und das Potenzial aufgrund „kulinarisch unterschiedlicher Niveaus“ ein Konfliktpotenzial vermutet wurde 😉

Fokus sollte für uns auf den Arbeitsthemen und einem Team-Workshop liegen. Lediglich die Idee, dass unser Lead Frank sich ums Frühstück kümmern wollte, blieb bestehen. Wie sich später herausstellen sollte: zum Glück 😉